Comment sécuriser les documents numérisés?

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Comment sécuriser les documents numérisés?

Il est indispensable pour les entrepreneurs d’archiver certains documents que ce soit pour faciliter le bon fonctionnement de l’entreprise ou pour des raisons de contraintes légales. Pour des raisons liées à l’espace disponible ou pour le côté pratique de la chose, l’entreposage de documents numériques est de plus en plus prisé par les entreprises. Plusieurs optent même pour la numérisation de leurs documents et archives papier afin de les conserver numériquement. Toutefois, il est important de sécuriser ces documents numérisés pour préserver les informations qui y sont contenues des indiscrets ou des fraudeurs. Pour ce faire, il est possible de retenir les services de numérisation de documents d’une entreprise spécialisée dans ce domaine.

Déterminer les documents qui devront être numérisés

Si vous faites le choix d’une numérisation de vos documents à des fins d’archivage numérique sécurisé, la première étape requise est de faire le tri parmi tous les documents en possession de votre entreprise. Les documents qui possèdent une valeur juridique, ceux essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise (contrats, factures, bilans comptables, liste de fournisseurs, données des ressources humaines, etc.) et ceux dont l’archivage est régi par la loi devront aller dans la pile des documents à numériser. Pour les autres, libre à vous de juger de la pertinence de leur dématérialisation.

Numériser les documents

La numérisation des documents s’effectue par l’entremise d’un scanneur. Les données ainsi récupérées sont alors indexées dans un système LAD, RAD ou OCR selon ce que vous aurez choisi. Différentes formules existent. Un spécialiste pourra vous guider vers celle qui est le mieux adaptée aux besoins de votre entreprise ainsi qu’aux contraintes liées à votre métier.

Sécurisez vos données numérisées

Une façon fiable d’archiver vos données numérisées est le coffre-fort électronique. Il s’agit d’un outil d’entreposage en ligne de documents numériques ou numérisés. Ce coffre-fort permet de protéger les documents qui lui sont confiés contre le piratage de données, l’usurpation, le vol et les virus informatiques. De plus, la date de dépôt d’un document dans un coffre-fort électronique est considérée comme une preuve légale en cas de litige.

Faciliter le fonctionnement de votre entreprise

Une copie électronique des documents présents dans le coffre-fort vous est remise. Vous pouvez donc intégrer cette copie électronique dans votre système de gestion numérique. Ainsi les membres des différentes branches de votre entreprise peuvent facilement les consulter. Et comme les documents numérisés sont certifiés conformes aux originaux, il est garanti que tous ont accès à la même information rapidement.

De nombreuses garanties à votre portée

Le coffre-fort électronique sécurise vos documents numérisés. Vous pouvez donc être certains de les retrouver après un sinistre, un vol ou une détérioration. Il protège aussi votre identité, certaines formules offrent la possibilité d’émettre un certificat de conformité de votre identité. Ce dernier peut avoir une valeur juridique et vous faciliter la vie en cas de vol d’identité.

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