5 outils pour réussir sa transition numérique

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Par Chloé-Anne Touma
5 outils pour réussir sa transition numérique
Certains outils numériques sont très populaires auprès des entreprises. (Photo : archives)

Le télétravail et l’innovation ont amené la communauté d’affaires à intégrer de nouveaux systèmes de gestion. À quels outils les entreprises ont-elles recours pour réussir leur transition numérique?

Le 17 juin dernier, l’équipe du soutien aux entreprises de la MRC de la Vallée-du-Richelieu s’associait à l’entreprise Digifab QG pour offrir une formation en visioconférence au milieu des affaires. L’objectif?Accélérer le développement de projets numériques chez les entreprises, pour qui cette transition devient synonyme de progrès.

1. Un SMI digitalisé

Dans un balado qu’elle a réalisé avec l’entreprise BlueKanGo, Digifab QG propose un outil vers lequel les entreprises se tournent pour regrouper la gestion de la qualité, de l’environnement et de la santé et sécurité au travail, incluant parfois des notions d’éthique et de développement durable. Il s’agit du Système de Management intégré (SMI), digitalisé.
« Un outil digital permet alors une centralisation de l’information. On peut mettre en place, également, des accès individuels et sécurisés pour les salariés, et on peut très bien mettre en place des workflows (flux de travail) afin de notifier en temps réel tout responsable d’action dans la mise en place de ce processus. (…) C’est facile, avec un tel outil, de suivre ses certifications. On peut relever d’éventuels écarts sur un seul outil, et on peut même suivre un unique plan d’action. Un outil digital, c’est donc un gain de temps au quotidien pour l’entreprise et, indirectement, un gain financier », explique Thibault Gilles, ingénieur qualité hygiène sécurité environnement (QHSE) chez lueKanGo.

« Un outil digital, c’est donc un gain de temps au quotidien pour l’entreprise, et, indirectement, un gain financier. » – Thibault Gilles

2. Le VPN

Couramment utilisé en entreprise, mais aussi par la population générale à des fins récréatives, le VPN sert à changer son adresse IP/sa localité afin d’avoir accès à du contenu bloqué. C’est aussi une technique de communication permettant, dans le cas du travail à la maison, de créer un tunnel entre son ordinateur et celui de l’entreprise, de sorte qu’aucun autre ordinateur ne puisse y pénétrer. « Les employés travaillant de chez eux utilisent leur propre connexion Internet au lieu du réseau de l’entreprise, qui lui est sécurisé et fiable », explique au journal Jonathan Auberdin, technicien en informatique (TI) à la Maison de l’Informatique à Chambly.

3. Collaborer, éditer et stocker

Parmi les solutions plus standards et simples à implanter, que l’on soit une petite ou grande organisation, on compte notamment les suites collaboratives, afin de partager avec tous ses membres certaines données centralisées telles que des documents à éditer en temps réel, au sein d’un environnement de travail numérique. Pensons à G Suite de Google, qui propose un certain nombre d’outils de transformation numérique connus de tous : Gmail, Docs, Drive, Agenda et Meet. Les suites Drive pour le stockage et Docs, pour lire et modifier des documents en solo ou en équipe, demeurent un atout précieux. Notons toutefois que l’espace de base offert gratuitement n’est que de 15 Go, ce qui, pour une entreprise ou même un particulier, pourrait ne pas suffire selon le type de fichiers téléversés. Il en coûtera alors un montant de 27,99 $ par année pour surclasser son forfait à 100 Go d’espace réservé sur le nuage de Google, à moins de faire régulièrement le ménage et le tri des fichiers. Il est possible d’utiliser d’autres outils de stockage, tels que Dropbox, Onedrive et Box.

4. Un réseau social interne et privé

Les plateformes intranet nouvelle génération permettent, quant à elles, de centraliser au même endroit les outils quotidiens de communication et de collaborer sur des projets. LumApps, directement connectée à Office 365, G Suite et autres, permet en quelque sorte de créer son propre réseau social interne pour engager les équipes et créer une véritable communauté. Un département des ressources humaines pourrait s’en prémunir pour offrir des services d’informations aux candidats ou aux employés, garder les salariés engagés, gagner en productivité, et « créer une culture d’entreprise forte et simplifier vos tâches quotidiennes », suggère la plateforme SaaS.

5. La gestion de paie

Enfin, les outils de gestion de paie tels que Jira, Monday, Atlassian, Asana et Trello permettent d’alléger le fardeau lié au processus RH, en centralisant l’automatisation de la paie des employés, les absences, les notes de frais, le suivi du temps de travail pour établir la fiche de paie, le tout en temps réel, que l’on soit au bureau ou en voyage, n’importe où dans le monde. De son côté, le salarié demande directement ses congés sur le logiciel en ligne.

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